Мне продавали «автоматизацию аналитики» за 800 000 рублей. Я открыл Excel и посчитал
Десять минут, три числа, один лист. Формула, после которой половина внедрений отваливается сама собой, потому что они никогда не окупятся.
Мне позвонили и попросили посмотреть коммерческое предложение. «Мы думаем, купить или нет, - сказал знакомый. - Цена приличная, но они обещают 10× эффективность. Посмотришь?»
Я посмотрел. Речь шла про автоматизацию квартальной аналитической задачи. Финансовый отчёт, который раз в три месяца собирает аналитик, за восемь часов работы, сводя данные из четырёх источников. Автоматизация должна была делать это за десять минут.
Цена - 800 000 рублей за разработку, плюс 30 000 рублей в месяц за поддержку.
Я открыл Excel. Через десять минут стало ясно, что внедрение провальное, и дело тут не в компании и не в инструменте. Аналитик делает эту задачу раз в три месяца. Считаем:
Восемь часов четыре раза в год - тридцать два часа. Аналитик стоит примерно 250 000 рублей в месяц, то есть около 1 500 рублей в час. Значит, в год задача обходится в 48 000 рублей.
Разработка - 800 000. Поддержка - 360 000 в год. Итого, чтобы автоматизация окупилась хотя бы за два года, надо экономить 760 000 рублей в год. А мы экономим максимум 48 000.
Не окупится. Ни за два года, ни за пять. Я позвонил знакомому и сказал: «Пусть аналитик продолжает. Это, вообще-то, дёшево».
Подобные разговоры у меня по два-три раза в месяц. Кто-то продаёт автоматизацию, кто-то покупает, кто-то жалуется, что «внедрили, не окупилось». Почти всегда на вопрос «окупится или нет» можно ответить за десять минут в Excel, и точности хватает, чтобы принять решение.
Я это делаю уже несколько лет, и у меня сложилась простая формула из трёх переменных. Точности до копейки она не даёт, но её хватает, чтобы отличить «да» от «нет».
ROI = (T × C × N) - (S + O)
─────────────────────
S + O
Где:
T - минут человеческого времени, которые уходят на одну операцию до автоматизации.
C - стоимость одной минуты сотрудника (зарплата в месяц ÷ 168 ÷ 60).
N - количество операций в месяц.
S - стоимость setup'а (разработка или внедрение), разнесённая на 12 месяцев.
O - операционная стоимость в месяц (LLM-токены, SaaS-подписка, поддержка).
Если ROI > 1 - окупается за месяц. Если ROI > 0 - меньше чем за два. Если ROI < 0 - не надо.
Два примера, из реальных проектов.
Пример первый. Обработка входящих писем.
T = 3 мин на письмо (я сидел с оператором и засекал)
C = 80 000 ₽/мес ≈ 8 ₽/мин
N = 2 000 писем в месяц
S = 2 недели × 150 000 ₽ = 300 000 ₽ → 25 000 ₽/мес за год
O = 2 000 × $0,02 × 90 ₽ ≈ 3 600 ₽/мес
польза = 3 × 8 × 2 000 = 48 000 ₽/мес
стоимость = 25 000 + 3 600 = 28 600 ₽/мес
ROI = (48 000 − 28 600) / 28 600 ≈ 0,68
Окупается примерно за полтора месяца. Делаем.
Пример второй. Квартальный финансовый отчёт (тот, с которого я начал).
T = 480 мин на отчёт
C = 250 000 ₽/мес ≈ 25 ₽/мин
N = 0,33 операции в месяц (4 раза в год)
S = 800 000 ₽ → 67 000 ₽/мес
O = 30 000 ₽/мес
польза = 480 × 25 × 0,33 ≈ 4 000 ₽/мес
стоимость = 67 000 + 30 000 = 97 000 ₽/мес
ROI = (4 000 − 97 000) / 97 000 ≈ −0,96
Минус, и сильный. Не делаем.
Три ошибки, которые я чаще всего вижу, когда этой формулой всё же пользуются.
Первое - не учли время на проверку.
Автоматизация редко даёт 100% точность. Если система ошибается в 5% случаев, а человек эти ошибки проверяет и переправляет - реальное время после автоматизации складывается из этих 5% и времени на проверку. Эти 5% и съедают выигрыш.
Второе - забыли про поддержку.
Через полгода поменяется формат входных данных, и промпт перестанет работать. Или у LLM-API поменяются цены. Или выйдет новая модель, и её стоит попробовать. Это 5-20% операционной стоимости каждый год.
Оценка: если команды, которая может поддерживать автоматизацию, нет, она рано или поздно сломается, и ROI станет отрицательным. Этот момент я теперь проверяю в самом начале. Если клиент говорит: «ну, разработчик уходит после запуска» - значит, нужен другой человек, кто-то внутри, кто будет это поддерживать.
Третье - считают только прямую экономию.
Часто автоматизация даёт непрямые выгоды, которые в формулу не попадают:
- Ответ клиенту за пять минут вместо суток поднимает конверсию примерно на треть.
- С ключевого эксперта снимается нагрузка, он не выгорает и не увольняется.
- Бизнес растёт без роста ФОТ, потому что масштабирование больше не упирается в найм.
Этих эффектов в формуле нет, а перевесить прямую экономию они иногда могут. Особенно третий - у одного клиента мы тогда посчитали, что автоматизация их квалификационного процесса даёт возможность брать в три раза больше лидов без увеличения команды продаж. Это уже не экономия на одном лиде, а выручка, которой иначе просто не было бы.
Прямую экономию я считаю первой, непрямые выгоды - последними, но считаю и их. И если прямая формула даёт ROI где-то в районе нуля, непрямые выгоды могут перевесить.
Тот разговор с аналитическим отчётом я заканчивал фразой: «ROI автоматизации - это не вопрос веры. Это три числа, перемноженных и поделённых. Если кто-то продаёт тебе внедрение и не может заполнить эту формулу - он не считал твою задачу. Он продаёт себе работу».
Формула бесплатная, Excel тоже, десять минут найдутся.