Me intentaban vender 'automatización de analítica' por $12k. Abrí Excel e hice las cuentas
Diez minutos, tres números, una hoja. Una fórmula tras la cual la mitad de las implantaciones propuestas caen solas porque no van a pagar nunca.
Un conocido me llamó pidiéndome mirar una propuesta. "Estamos pensando en comprarla", dijo. "El precio no es bajo, pero prometen 10× eficiencia. ¿La miras?"
La miré. Era sobre automatizar una tarea analítica trimestral. Un informe financiero que un analista monta cada tres meses, ocho horas de trabajo uniendo datos de cuatro fuentes. La automatización lo haría en diez minutos.
Precio — $12 000 de setup, más $500/mes de mantenimiento.
Abrí Excel. En diez minutos quedó claro: es una implantación abocada al fracaso. No por mala empresa o mala herramienta. Porque el analista hace esta tarea una vez por trimestre. Hacemos la cuenta:
Ocho horas × cuatro veces al año = 32 horas al año. El analista cuesta unos $4 000/mes = $25/hora. Así que la tarea al año cuesta $800.
Setup — $12 000. Mantenimiento — $6 000/año. Para que la automatización se amortice en dos años tendría que ahorrar $12 000/año. El ahorro máximo es $800.
No, esto no se paga. Ni en dos años, ni en cinco, nunca. Llamé al conocido y dije: "Que el analista siga haciéndolo. Honestamente, es barato."
Conversaciones así tengo dos o tres al mes. Alguien vende automatización, alguien compra, alguien se queja "implementamos, no pagó". En realidad, en la inmensa mayoría de los casos si va a pagar o no es pregunta que se contesta en diez minutos en Excel. Con precisión suficiente para decidir.
Llevo años haciéndolo, y llegué a una fórmula simple con tres variables. No da precisión al céntimo. Da precisión que separa sí de no.
ROI = (T × C × N) - (S + O)
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S + O
Donde:
T — minutos de tiempo humano por una operación antes de la automatización.
C — coste de un minuto de empleado (salario mensual ÷ 168 ÷ 60).
N — número de operaciones al mes.
S — coste de setup (desarrollo o implantación), prorrateado en 12 meses.
O — coste operativo al mes (tokens LLM, suscripción SaaS, mantenimiento).
Si ROI > 1 — paga en menos de un mes. Si ROI > 0 — en menos de dos. Si ROI < 0 — no lo hagas.
Dos ejemplos de proyectos reales.
Ejemplo uno. Triage de correos.
T = 3 minutos por correo (me senté al lado del operador y lo cronometré).
Operador: $1 000/mes ≈ $0,10/minuto.
N = 2 000 correos/mes.
Setup: dos semanas de desarrollo × $2 500 = $5 000. En 12 meses → $420/mes.
Tokens LLM: 2 000 × $0,02 ≈ $40/mes.
Beneficio = 3 × $0,10 × 2 000 = $600/mes.
Coste = $420 + $40 = $460/mes.
ROI = ($600 − $460) / $460 ≈ 0,30.
Paga en ~3 meses. Hazlo.
Ejemplo dos. Informe financiero trimestral (con el que empecé).
T = 480 minutos por informe.
Analista: $4 000/mes ≈ $0,41/minuto.
N = 0,33 operaciones/mes (4 veces al año).
Setup: $12 000 = $1 000/mes.
Operativo: $500/mes.
Beneficio = 480 × $0,41 × 0,33 ≈ $65/mes.
Coste = $1 000 + $500 = $1 500/mes.
ROI = ($65 − $1 500) / $1 500 ≈ −0,96.
Pérdida. No lo hagas. Que el analista siga — 32 horas al año es más barato.
Tres errores que veo a menudo cuando la fórmula sí se aplica.
Primero — no cuentan el tiempo de verificación.
La automatización rara vez entrega 100% de precisión. Si el sistema falla en 5% de los casos y un humano revisa esos errores, el T_después real = 5% × T_antes + algo de tiempo de revisión. Ese 5% hay que tenerlo en la cabeza.
Segundo — se olvidaron del mantenimiento.
En medio año cambiará el formato de los datos de entrada, y el prompt dejará de funcionar. O la API de LLM cambiará precios. O saldrá un modelo nuevo que merezca probarse. Eso es 5–20% del coste operativo al año.
Regla: si no existe equipo que pueda mantener la automatización, tarde o temprano se rompe y el ROI se vuelve negativo. Ahora lo compruebo al principio. Si el cliente dice "el dev se va tras el lanzamiento" — necesitamos otro dev, alguien interno, que lo mantenga.
Tercero — cuentan sólo el ahorro directo.
La automatización a menudo aporta beneficios indirectos que no entran en la fórmula:
— Velocidad de respuesta al cliente de 24 horas a 5 minutos = conversión × 1,3.
— Quitarle carga a un experto clave = no se quema = no se va.
— Poder escalar sin contratar = crecimiento sin aumentar plantilla.
No están en la fórmula, pero a veces son mayores que el ahorro directo. Sobre todo el tercero — con un cliente una vez calculamos que automatizar su proceso de cualificación les permitía coger tres veces más leads sin aumentar el equipo comercial. No es "ahorro por lead". Es ingresos nuevos que no existían.
Por eso cuento ahorro directo primero, beneficios indirectos al final — pero los cuento. Y si la fórmula directa da ROI cerca de cero, los indirectos pueden inclinar la balanza.
Aquella conversación sobre el informe analítico la cerré con la frase: "El ROI de la automatización no es fe. Son tres números multiplicados y divididos. Si alguien te vende una implantación y no puede rellenar esta fórmula — no está resolviendo tu caso de negocio. Se está vendiendo trabajo a sí mismo."
Es, creo, la regla más honesta que puedo dar sobre este tema. La fórmula es gratis. Excel también. Diez minutos los tienes.