Queriam me vender 'automação de analytics' por $12k. Abri o Excel e fiz a conta
Dez minutos, três números, uma planilha. Fórmula depois da qual metade das implementações propostas caem sozinhas, porque nunca vão pagar.
Um conhecido me ligou pedindo para olhar uma proposta. "A gente está pensando em comprar", disse. "O preço não é baixo, mas prometem 10× eficiência. Dá uma olhada?"
Olhei. Tratava-se de automatizar uma tarefa analítica trimestral. Um relatório financeiro que um analista monta a cada três meses, oito horas de trabalho, unindo dados de quatro fontes. A automação faria isso em dez minutos.
Preço — $12 000 de setup, mais $500/mês de manutenção.
Abri o Excel. Em dez minutos ficou claro: é uma implementação fadada ao fracasso. Não porque a empresa ou a ferramenta sejam ruins. Porque o analista faz essa tarefa uma vez por trimestre. Contando:
Oito horas × quatro vezes por ano = 32 horas por ano. O analista custa por volta de $4 000/mês = $25/hora. Então a tarefa custa por ano $800.
Setup — $12 000. Manutenção — $6 000/ano. Para a automação dar empate em dois anos, precisaria economizar $12 000/ano. A economia máxima é $800.
Não, não vai pagar. Nem em dois anos, nem em cinco, nunca. Liguei pro conhecido e falei: "Deixa o analista continuar. É, francamente, barato."
Esse tipo de conversa acontece duas ou três vezes por mês comigo. Alguém vende automação, alguém compra, alguém reclama "implementamos, não pagou". Na prática, na grande maioria dos casos, pagar ou não é pergunta que pode ser respondida em dez minutos no Excel. Com precisão suficiente para decisão.
Faço isso há alguns anos, e cheguei numa fórmula simples com três variáveis. Não dá precisão ao centavo. Dá precisão que separa sim de não.
ROI = (T × C × N) - (S + O)
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S + O
Onde:
T — minutos de tempo humano por uma operação antes da automação.
C — custo de um minuto de funcionário (salário mensal ÷ 168 ÷ 60).
N — número de operações por mês.
S — custo de setup (dev ou implementação), rateado em 12 meses.
O — custo operacional por mês (tokens LLM, assinatura SaaS, manutenção).
Se ROI > 1 — paga em menos de um mês. Se ROI > 0 — em menos de dois. Se ROI < 0 — não faça.
Dois exemplos de projetos reais.
Exemplo um. Triagem de e-mails.
T = 3 minutos por e-mail (sentei ao lado do operador e cronometrei).
Operador: $1 000/mês ≈ $0,10/minuto.
N = 2 000 e-mails/mês.
Setup: duas semanas de dev × $2 500 = $5 000. Em 12 meses → $420/mês.
Tokens LLM: 2 000 × $0,02 ≈ $40/mês.
Benefício = 3 × $0,10 × 2 000 = $600/mês.
Custo = $420 + $40 = $460/mês.
ROI = ($600 − $460) / $460 ≈ 0,30.
Paga em ~3 meses. Faça.
Exemplo dois. Relatório financeiro trimestral (aquele com que comecei).
T = 480 minutos por relatório.
Analista: $4 000/mês ≈ $0,41/minuto.
N = 0,33 operações/mês (4 vezes/ano).
Setup: $12 000 = $1 000/mês.
Operacional: $500/mês.
Benefício = 480 × $0,41 × 0,33 ≈ $65/mês.
Custo = $1 000 + $500 = $1 500/mês.
ROI = ($65 − $1 500) / $1 500 ≈ −0,96.
Prejuízo. Não faça. Deixe o analista — 32 horas por ano é mais barato.
Três erros que eu vejo com frequência quando a fórmula é usada.
Primeiro — não contaram o tempo de verificação.
Automação raramente entrega 100% de acurácia. Se o sistema erra em 5% dos casos e um humano revisa esses erros, o T_depois real = 5% × T_antes + algum tempo de revisão. Esses 5% têm que estar na cabeça.
Segundo — esqueceram da manutenção.
Em seis meses o formato dos dados de entrada muda, e o prompt para de funcionar. Ou o preço da API de LLM muda. Ou sai um modelo novo que vale testar. Isso é 5–20% do custo operacional por ano.
Regra: se não existe time capaz de manter a automação, ela vai quebrar cedo ou tarde, e o ROI vira negativo. Eu verifico isso no começo. Se o cliente diz "o dev vai embora depois do lançamento" — precisamos de outro dev, alguém interno, que mantenha isso.
Terceiro — contam só economia direta.
A automação costuma trazer benefícios indiretos que não caem na fórmula:
— Velocidade de resposta ao cliente de 24 horas para 5 minutos = conversão × 1,3.
— Aliviar carga de especialista-chave = ele não queima = não pede demissão.
— Possibilidade de escalar sem contratar = crescimento sem aumentar folha.
Não estão na fórmula, mas às vezes são maiores que a economia direta. Sobretudo o terceiro — com um cliente uma vez calculamos que automatizar o processo de qualificação deles permitia pegar três vezes mais leads sem aumentar a equipe comercial. Isso não é "economia por lead". É receita nova que não existia.
Por isso conto economia direta primeiro, benefícios indiretos por último — mas conto. E se a fórmula direta dá ROI perto de zero, os indiretos podem virar a mesa.
Aquela conversa sobre o relatório analítico encerrei com a frase: "ROI de automação não é fé. É três números multiplicados e divididos. Se alguém te vende uma implementação e não consegue preencher essa fórmula — não está resolvendo seu business case. Está se vendendo a si mesmo trabalho."
É, acho, a regra mais honesta que dá pra dar sobre esse assunto. A fórmula é de graça. O Excel também. Dez minutos você tem.