Como em duas semanas fiz o que o cliente vinha pagando há quatro meses
História de uma plataforma de IA por $380 mil que não subiu em quatro meses, e de um processo que subiu em duas semanas. O gargalo é a formulação, não a tecnologia.
Nikita me ligou numa quinta à noite. Nikita tem uma empresa — 80 pessoas, SaaS B2B, receita crescendo há dois anos, e tudo, à primeira vista, bem. Menos que quatro meses antes Nikita pagou a uma startup trezentos e oitenta mil dólares por uma "plataforma de automação com IA" — e agora, nesta quinta à noite, a plataforma ainda não tinha sido lançada.
— Escuta, — diz Nikita, e pela voz dá para ouvir que ele não está bravo, está cansado. — A gente sinceramente não entende em que fase estamos. Eles mostram uma demo, alguma coisa funciona. Depois dizem: "mais duas semanas". E já foram quatro dessas "mais duas semanas".
— O que vocês estão automatizando? — pergunto.
Pausa.
— Bom... tudo. Atendimento, disparos, analytics. "Um contorno único de IA para a empresa."
Entendi o problema.
O problema do Nikita não é tecnologia. Tecnologia hoje é mais ou menos igual para todo mundo — para a startup que cobra três por cento da receita e para mim no meu notebook. O problema do Nikita é que ele pagou por "um contorno único de IA para a empresa" em vez de por um processo específico que pare de consumir o tempo de uma pessoa específica.
São duas tarefas diferentes. E a primeira literalmente não pode ter um spec correto, porque "automatizar tudo" não é spec, é desejo. E desejos custam caro.
(Depois perguntei à própria startup se alguém da equipe tinha assistido a um desses processos de ponta a ponta, com os próprios olhos. Ninguém tinha. Trabalhavam com "requisitos de negócio" escritos por um product manager do lado do Nikita, que nunca tinha feito esses processos porque os herdou três anos antes de um PM anterior. E assim por diante.)
Propus um acordo ao Nikita. Pausar a plataforma. Temporariamente. Por duas semanas. Deixar eu escolher um processo, um usuário e um resultado mensurável. Daqui a duas semanas olhamos o resultado. Se não saiu — devolvo o dinheiro, a gente retoma a plataforma, conversa encerrada.
Nikita concordou. Muito, acho, por causa do "devolvo o dinheiro", que poucos consultores dizem.
Os primeiros dois dias eu só observei como as pessoas trabalham. Essa é, no geral, a parte mais valiosa do que eu faço como externo — observar. O pessoal interno não consegue: eles têm a própria imagem, e não podem discordar dela, porque vivem dentro.
(Em paralelo, para não começar do zero, rodei o site do Nikita no inite.ai/pt/analyze. É a nossa ferramenta — em dois minutos mostra o que a IA hoje diz da empresa, que processos e produtos os modelos conhecem e quais não. Ponto de entrada rápido e gratuito: ao fim do primeiro café eu já sei onde eles estão vazios e onde estão sobrecarregados. Recomendo para quem começa algo parecido — economiza ao menos meio dia de "me conta sobre vocês".)
Nikita tinha três processos que comiam tempo. Primeiro — um operador de suporte classificando tickets à mão. Segundo — um vendedor escrevendo e-mails de qualificação quase idênticos para leads novos. Terceiro — um analista financeiro montando um relatório semanal de quatro fontes.
Escolhi o segundo. Não por ser o "mais importante" — o mais importante para o negócio era o primeiro. Escolhi o segundo por ser o mais simples, o mais repetitivo e o de resultado mais transparente. E porque a vendedora — Lena — era uma estrela que odiava aqueles e-mails a ponto de dizer em voz alta. Minha regra é começar por quem tem dor e entusiasmo. Lena era ideal.
Escrevemos o spec em quarenta minutos. "Depois disso, Lena gasta até 3 minutos por lead em e-mails de qualificação (hoje 15), com aderência ao template não menor que 85%." Só isso. Sem "plataforma", sem "ecossistema", sem "contorno centralizado".
Depois seis dias no Claude. Carreguei vinte e-mails reais da Lena (obrigado, Lena), montei o prompt, testei, reformulei, testei de novo. No sexto dia a Lena aceitava oito e-mails em dez sem edição, editava um e recusava um. Oitenta por cento. Abaixo dos oitenta e cinco que tínhamos escrito, mas suficiente pra primeira semana.
Por que não fui direto escrever código — é conversa à parte. Resumo: se o modelo não dá conta pela interface, não vai dar pela API. É uma verdade simples que várias pessoas tiveram que me repetir antes de eu começar a respeitar.
Dias nove a onze foram integração. Essa é, confesso, a parte menos criativa. O CRM do Nikita era HubSpot. A API do HubSpot faz tudo que precisa. Escrevi um wrapper fino em Hono, conectei ao claude.ai via API da Anthropic, e o fluxo virou: Lena abre um lead, aperta um botão, sete segundos depois tem um e-mail. Edita se preciso, envia.
No dia doze sentei ao lado da Lena e passamos dez leads reais juntos. Ela tropeçou duas vezes: uma num setor que o modelo via pouco (adicionei três exemplos ao prompt, corrigiu); outra numa frase que ela achou "muito de venda" (ajustei o tone of voice no prompt, corrigiu). Essa, aliás, foi a minha parte favorita do trabalho — sentar ao lado de alguém que usa de verdade o que você fez. Sem isso, o resto não vale nada.
No dia treze a Lena trabalhou sozinha. No dia quatorze Nikita me ligou para contar que, na daily, a Lena tinha dito algo positivo sobre o próprio trabalho pela primeira vez em três meses. Métrica separada, que eu não tinha posto no spec — mas, pelo visto, também conta.
O segundo processo — tickets — peguei três semanas depois. O terceiro — o relatório — dois meses depois. Daí em diante o Nikita passou a achar os candidatos sozinho, e meio ano depois tem sete assistentes rodando. Cada um montado em duas ou três semanas, na mesma receita: um processo, um usuário, uma métrica mensurável.
Nikita contou essa história num podcast depois, e perguntaram: "E a plataforma de trezentos e oitenta mil dólares?" Ele respondeu honesto: "A gente fechou, recuperou parte, o resto escreveu como aprendizado".
(Na prática, a gente contabilizou o "resto" como primeira lição. Ele não quer mais uma ou duas dessas, e eu acho que não vai.)
Não escrevo isso para atacar a startup ou a plataforma. Talvez com outros clientes funcione. Não sei.
Escrevo porque quatro em cada cinco dos meus clientes chegam em mim depois de já terem pago alguém por uma "plataforma de IA", ou "transformação digital", ou "contorno único", e três a seis meses depois nada aconteceu. Aí vêm para mim. E eu faço uma coisa, e ela funciona. Não porque sou mais esperto que uma startup de trezentos e oitenta mil. Porque pego um processo.
Se a primeira frase da descrição do projeto tem "plataforma", "ecossistema" ou "centralizado" — não são duas semanas. É um orçamento anual sem garantia. Talvez você tenha esse orçamento. A maioria não tem.
Comece com um processo. Você tem, garanto, uns vinte que consomem mais tempo do que deveriam.