Informe
Obesidad de SaaS
Más herramientas que procesos, y nadie es dueño de la lista.
Cada herramienta de la lista se compró para resolver algo real. El problema no es ninguna de ellas; es que nadie ha mirado nunca la lista como lista. Dos se solapan, una la paga un equipo que dejó de usarla, y al menos una se renueva anualmente en una tarjeta que nadie revisa.
El coste que duele no es la suscripción. Es que los mismos datos viven ahora en cuatro sitios con cuatro opiniones sobre sí mismos, así que cada pregunta que cruza dos equipos necesita a alguien que los reconcilie a mano — lo cual es una cinta manual con otro sombrero.
El arreglo casi nunca empieza cancelando algo. Empieza dibujando la lista y averiguando qué herramienta es la fuente de verdad para qué.
Se ve primero en la tarjeta y luego en el trabajo de reconciliación.
Cómo se ve por dentro
- El extracto de la tarjeta trae nombres que nadie en la sala reconoce.
- Dos herramientas hacen el mismo trabajo porque dos equipos compraron cada uno la suya.
- Se sigue pagando una licencia de alguien que se fue hace meses.
- La renovación ocurre por silencio, no por decisión.
- Dónde vive un número depende de a quién preguntes.
Cómo ponerle un número
Saca doce meses de extractos y escribe una línea por herramienta: qué hace, quién la usa, cuándo se abrió por última vez, y cuánto cuesta al año. La lista suele ser más larga de lo que nadie supone antes de hacerla.
Todo aquello para lo que nadie puede nombrar un usuario actual es la respuesta. Cuando lo hice en mi propia empresa, la lista tenía veintidós suscripciones y 9.760 dólares al año, y diecisiete se fueron.
Qué hacer esta semana
Cancela las tres que nadie defendió en la reunión. Si alguna resulta necesaria, volver a suscribirse lleva cuatro minutos y de paso descubres quién la usa de verdad, cosa que la lista no decía.
Después dale a la lista un responsable y una fecha. Creció porque la renovación es una decisión que nadie tiene asignada, y una lista sin un nombre al lado vuelve a ser la misma lista en primavera.
El siguiente paso
Media hora suele bastar para encontrar las dos herramientas que se solapan, y ahí está el dinero.
Averiguar cómo se llama esto →