Cómo en dos semanas hice lo que el cliente llevaba pagando cuatro meses
Historia de una plataforma de IA por $380 000 que no arrancó en cuatro meses, y de un proceso que arrancó en dos semanas. El cuello de botella es la formulación, no la tecnología.
Nikita me llamó un jueves por la tarde. Nikita tiene una empresa — 80 personas, SaaS B2B, ingresos creciendo dos años, y todo, a primera vista, bien. Salvo que cuatro meses antes había pagado a una startup trescientos ochenta mil dólares por una "plataforma de automatización con IA" — y ahora, un jueves por la tarde, la plataforma seguía sin salir a producción.
— Oye, — dice Nikita, y por la voz se oye que no está enfadado, está cansado. — Honestamente no entendemos en qué fase estamos. Enseñan una demo, algo funciona. Luego dicen: "dos semanas más". Y ya van cuatro de esas "dos semanas más".
— ¿Qué estáis automatizando, exactamente? — pregunto.
Pausa.
— Pues... todo. Atención al cliente, emails, analítica. "Un contorno único de IA para la empresa."
Ahí entendí el problema.
El problema de Nikita no es la tecnología. La tecnología hoy es parecida para todos — para la startup que cobra el tres por ciento de los ingresos y para mí en mi portátil. El problema es que pagó por "un contorno único de IA para la empresa" en lugar de por un proceso concreto que deje de consumir el tiempo de una persona concreta.
Son dos tareas distintas. Y la primera literalmente no puede tener un spec correcto, porque "automatizar todo" no es un spec, es un deseo. Y los deseos suelen ser caros.
(Después pregunté a la propia startup si alguien de su equipo había visto uno de esos procesos de punta a punta, con sus propios ojos. Nadie. Trabajaban con "requerimientos de negocio" escritos por un product manager del lado de Nikita, que nunca había hecho esos procesos porque los heredó hace tres años de un PM anterior. Y así sucesivamente.)
Le propuse a Nikita un trato. Pausar la plataforma. Temporalmente. Dos semanas. Dejarme elegir un proceso, un usuario y un resultado medible. En dos semanas miramos qué salió. Si no salió — devuelvo el dinero, retoman la plataforma, conversación cerrada.
Nikita aceptó. Sobre todo, creo, por el "devuelvo el dinero", que pocos consultores dicen.
Los dos primeros días simplemente miré cómo trabaja la gente. Eso, en general, es lo más valioso que hago como externo — miro cómo trabajan. A los internos no les funciona: tienen su propia imagen y no pueden estar en desacuerdo con ella, porque viven dentro.
(En paralelo, para no empezar de cero, pasé el sitio de Nikita por inite.ai/es/analyze. Es nuestra herramienta — en dos minutos muestra lo que la IA dice hoy de la empresa, qué procesos y productos conocen los modelos y cuáles no. Punto de entrada rápido y gratuito: al terminar el primer café ya sé dónde están vacíos y dónde sobrecargados. Se lo recomiendo a cualquiera que empiece algo parecido — ahorra al menos medio día de "contadme sobre vosotros".)
Nikita tenía tres procesos que comían tiempo. Primero — un operador de soporte clasificando tickets a mano. Segundo — un vendedor escribiendo emails de cualificación casi idénticos a leads nuevos. Tercero — un analista financiero montando un informe semanal desde cuatro fuentes.
Elegí el segundo. No por ser el "más importante" — el más importante para el negocio era el primero. Elegí el segundo porque era el más simple, el más repetitivo y con resultado más transparente. Y porque la vendedora — Lena — era una crack que odiaba esos emails hasta el punto de decirlo en voz alta. Mi regla es empezar donde hay dolor y entusiasmo. Lena era ideal.
Escribimos el spec en cuarenta minutos. "Después de esto, Lena gasta 3 minutos por lead en emails de cualificación (hoy 15), con fidelidad al template no menor al 85%." Eso. Sin "plataforma", sin "ecosistema", sin "contorno centralizado".
Luego seis días en Claude. Cargué veinte emails reales de Lena (gracias, Lena), armé el prompt, probé, reformulé, probé otra vez. Al sexto día Lena aceptaba ocho emails de diez sin editar, corregía uno y rechazaba uno. Ochenta por ciento. Por debajo del ochenta y cinco que habíamos escrito, pero bastaba para la primera semana.
Por qué no fui directo a escribir código — conversación aparte. En resumen: si el modelo no lo hace por la interfaz, no lo hará por la API. Es una verdad simple que varios me tuvieron que repetir antes de empezar a respetarla.
Días nueve a once — integración. Es, reconozco, la parte menos creativa. El CRM de Nikita era HubSpot. La API de HubSpot hace todo lo necesario. Escribí un wrapper fino en Hono, lo conecté a claude.ai vía API de Anthropic, y el flujo quedó: Lena abre una tarjeta de lead, pulsa un botón, siete segundos después tiene un email. Edita si hace falta, envía.
El día doce me senté al lado de Lena y pasamos diez leads reales juntos. Se tropezó dos veces: una en un sector que el modelo veía poco (añadí tres ejemplos al prompt, arreglado); otra en una frase que le pareció "demasiado de venta" (ajusté el tone of voice en el prompt, arreglado). Esa, por cierto, fue mi parte favorita del trabajo — sentarme al lado de alguien que usa de verdad lo que construí. Sin eso el resto no vale nada.
El día trece Lena trabajó sola. El catorce Nikita me llamó para contarme que en la daily Lena había dicho algo positivo sobre su propio trabajo por primera vez en tres meses. Métrica aparte, que yo no había puesto en el spec, pero — resultó — también cuenta.
El segundo proceso — tickets — lo tomé tres semanas después. El tercero — el informe — dos meses después. A partir de ahí Nikita empezó a encontrar candidatos solo, y medio año más tarde tiene siete asistentes funcionando. Cada uno se montó en dos o tres semanas con la misma receta: un proceso, un usuario, una métrica medible.
Nikita contó esta historia en un podcast después, y le preguntaron: "¿Y la plataforma de trescientos ochenta mil dólares?" Contestó honesto: "La cerramos, recuperamos parte, lo demás lo escribimos como aprendizaje."
(En la práctica contamos el "resto" como primera lección. No querría otra o dos más de esas, y creo que no las habrá.)
No lo escribo para atacar a la startup o a la plataforma. Quizá con otros clientes funcione. No lo sé.
Lo escribo porque cuatro de cada cinco clientes llegan a mí después de haber pagado a alguien por una "plataforma de IA", o "transformación digital", o "contorno único", y tres a seis meses después no ha pasado nada. Entonces vienen. Y yo les hago una cosa, y funciona. No porque sea más listo que una startup de trescientos ochenta mil. Porque cojo un proceso.
Si la primera frase de la descripción del proyecto tiene "plataforma", "ecosistema" o "centralizado" — no son dos semanas. Es un presupuesto anual sin garantías. Puede que lo tengas. La mayoría no.
Empieza con un proceso. Tienes, te garantizo, unos veinte comiéndote más tiempo del que deberían.